Moja mama zabroniła mi i moim dzieciom udziału w rodzinnym grillu po tym, jak chłopak mojej siostry powiedział: „Wasza rodzina śmierdzi” – mimo że był kierownikiem sprzedaży w mojej firmie. Odpowiedziałem: „W porządku”. Kiedy później zwolniono go z pracy w wyniku wewnętrznej kontroli, moi rodzice nadal oczekiwali, że będę nadal opłacał ich rachunki.

„Sprawiedliwość oznacza danie Reedowi możliwości samodzielnego odpowiadania na pytania, bez zewnętrznej presji”.

Na koniec wyszli.

Kilka minut później do Karen i mnie dołączył Douglas.

Omówiliśmy pytania zanim przyszedł Reed.

Celem spotkania nie było poinformowanie go, że już osiągnęliśmy jakiś wniosek.

Potrzebowaliśmy wyjaśnień dotyczących konkretnych wpisów dotyczących rabatów, które nie zgadzały się z zatwierdzonymi danymi, a także faktur marketingowych, które nadal nie były w pełni obsługiwane.

Douglas uporządkował transakcje według daty, klienta, kwoty i zarejestrowanego statusu zatwierdzenia.

Kiedy Reed przybył, Karen wyjaśniła, że ​​przegląd wciąż trwa.

Nie podjęto jeszcze żadnych ostatecznych decyzji.

Douglas zaczął od obniżek.

Reed przejrzał notatki.

Dodał, że niektóre zniżki były omawiane z klientami ustnie i uważa, że ​​wszystkie niezbędne zgody zostały uzyskane w ramach normalnego procesu sprzedaży.

Douglas nie kłócił się z nim.

„Kto to autoryzował?”

Reed podał nazwisko.

„Czy masz jakieś e-maile, wiadomości, notatki lub inne notatki?”

„Nie ze mną.”

Douglas to zaznaczył.

Przechodzili od transakcji do transakcji.

Jeżeli Reedowi udało się znaleźć osobę mogącą potwierdzić zgodę, Douglas zapisywał tę informację w celu weryfikacji.

W przypadku gdy Reed nie mógł udzielić natychmiastowego wsparcia, wyznaczono mu termin na dostarczenie odpowiednich informacji.

Następnie przeszli do kont marketingowych.

Reed powiedział, że sprzedawcy zajmowali się obsługą klienta.

W niektórych plikach znajdowała się korespondencja potwierdzająca część opisanych faktów.

Pozostałe pliki nie zawierały wystarczających informacji, aby zweryfikować pełną usługę lub jej kwotę.

Douglas poprosił o opisy stanowisk, zapisy wysyłkowe, materiały kampanijne i korespondencję z dostawcami.

Karen przypomniała Reedowi, że będzie miał okazję odpowiedzieć na wszystkie pytania, zanim zostaną podjęte jakiekolwiek decyzje dotyczące zatrudnienia.

Spotkanie zakończyło się omówieniem nierozstrzygniętych kwestii.

Nie jest to osąd.

Przez kolejne dwa dni robocze Douglas porównywał nowy materiał z oryginalnymi nagraniami.

Niektóre z wyjaśnień Reeda zyskały poparcie.

To miało znaczenie.

Dodaliśmy to.

Inne wyjaśnienia pozostają niekompletne.

Sprzedawca zarejestrował zniżkę po rozmowie z klientem. Pole zatwierdzenia było puste. Historia pokazuje, że Reed wnioskował o zniżkę, ale nie jest jasne, kto autoryzował wyjątek.

Kolejny wpis został edytowany po przesłaniu oryginału.

Douglas zweryfikował dostęp do systemu zamiast zakładać, że to Reed dokonał modyfikacji.

W przypadku kont marketingowych zespół przeanalizował zapotrzebowania na zakup, wiadomości e-mail, rejestry płatności i pliki marketingowe.

Część korespondencji potwierdzała, że ​​prowadzone są prace edukacyjne.

Powstaje pytanie, czy dostępna dokumentacja potwierdzała pełną kwotę i czy przestrzegano wymaganego procesu zatwierdzania.

Powiedziałem Douglasowi, żeby nie łączył oddzielnych problemów tylko dlatego, że wydają się ze sobą powiązane.

Jeśli transakcja pozostaje nierozwiązana, to pozostaje nierozwiązana.

Jeżeli inna osoba wskazała błąd w procesie, ale nie odpowiedzialność indywidualną, raport musiał to uwzględnić.

Podczas naszego ostatniego spotkania szczegółowo wyjaśnił sytuację.

„Dokumenty nie potwierdzają wszystkich wyjaśnień, jakie otrzymujemy, ale nadal musimy dokumentować każde ustalenie osobno”.

„Wskaż cokolwiek, co wspiera Reeda.”

“Ja jestem.”

Sprawiedliwa krytyka nie może być zbiorem faktów wskazujących tylko jeden kierunek.

Douglas zorganizował drugą sesję reagowania.

Reed otrzymał wcześniej listę pozostałych transakcji.

Wyjaśnił ponownie, że niektóre zniżki zostały już omówione podczas rozmów i że spodziewa się ich zatwierdzenia później.

Powiedział, że specjaliści ds. marketingu pracują nad kampaniami, jednak nadal nie jest w stanie od razu generować rejestrów wysyłek dla każdej faktury.

Po wskazaniu osoby zatwierdzającej Douglas skontaktował się z nią.

W przypadku gdy zidentyfikowano prace wykonywane przez dostawców, zespół poprosił o wszelkie materiały, które mogłyby to potwierdzić.

Jego oświadczenia pozostały w aktach, nawet gdy dowody były niekompletne.

Karen zapoznała się z dokumentacją i sprawdziła odpowiednie zasady zatrudnienia.

„Potrzebujemy spójnego zapisu tego, co sprawdziliśmy, co wyjaśniliśmy, i tego, co pozostaje bez potwierdzenia”.

Skonsultował się również z prawnikiem firmy w sprawie właściwego sposobu postępowania, gdyby dowody ostatecznie potwierdziły naruszenie zasad.

Konsultacje te nie zadecydowały o wyniku.

Miało to na celu zapewnienie, że nasze kolejne kroki będą zgodne z naszymi zobowiązaniami i spójne z podobnymi przypadkami.

Ograniczyłem swoje notatki do spraw biznesowych.

Nie omawiałem recenzji z moją matką.

Nie rozmawiałem z tatą.

Nie przekazałem Maris poufnych informacji tylko dlatego, że spotykała się z tym pracownikiem.

Pod koniec drugiego dnia pracy Douglas uporządkował historię transakcji, dokumenty Reeda, wyjaśnienia od innych pracowników i nierozwiązane problemy.

W raporcie wskazano świadczenia, dla których nie odnotowano żadnych zatwierdzeń.

Zidentyfikowano konta marketingowe, w przypadku których nadal brakowało wystarczających dowodów dostawy.

Wskazał również, w którym miejscu dowody potwierdzają część wyjaśnień Reeda.

W raporcie nie było niczego, co wskazywałoby na grillowanie.

Nic nie traktuje braku odpowiedzi na pytanie jako automatycznego wykroczenia.

Karen potwierdziła, że ​​dokumenty zostały zachowane.

Ostateczną ocenę zaplanowano na następny poranek.

O godzinie dziewiątej Douglas przedstawił wyniki ogólne.

Wiele zniżek nie uzyskało zatwierdzenia wymaganego przez politykę firmy.

W przypadku niektórych faktur marketingowych brakowało dokumentacji potwierdzającej, że usługi zostały wykonane zgodnie z opisem.

Pozostałe wpisy nie były rozstrzygające, ponieważ historia systemu nie pozwalała ustalić, kto dokonał zmiany ani czy kiedykolwiek istniał brakujący dokument.

Pozostały one oddzielne.

Reed wziął udział w części poświęconej odpowiedziom w obecności Karen.

Douglas pokazywał mu kolejne transakcje.

Reed przyjrzał się wpisowi, a następnie powiązanym dokumentom.

„Byłem odpowiedzialny za wyniki sprzedaży” – powiedział – „ale nie przygotowywałem wszystkich dokumentów, które przechodziły przez dział”.