Anyám kitiltott engem és a gyerekeimet a családi grillezésről, miután a húgom barátja azt mondta: „Bűzlik a családod” – pedig értékesítési vezető volt a cégemnél. Azt mondtam: „Semmi baj.” Amikor később egy belső értékelés miatt véget ért az állása, a szüleim továbbra is elvárták, hogy továbbra is fizessem a számláikat.

„A tisztesség azt jelenti, hogy lehetőséget adunk Reednek arra, hogy külső nyomás nélkül maga válaszoljon a kérdésekre.”

Végül elmentek.

Néhány perccel később Douglas csatlakozott Karenhez és hozzám.

Átnéztük a kérdéseket, mielőtt Reed bejött.

A találkozó célja nem az volt, hogy közöljük vele, hogy már eljutottunk egy következtetésre.

Szükségünk volt a magyarázatára azokra a konkrét kedvezménybejegyzésekre vonatkozóan, amelyek nem egyeztek meg a jóváhagyási nyilvántartásokkal, valamint azokra a marketingszámlákra, amelyek továbbra sem voltak teljesen alátámasztottak.

Douglas dátum, ügyfél, összeg és rögzített jóváhagyási állapot szerint rendszerezte a tranzakciókat.

Amikor Reed megérkezett, Karen elmagyarázta, hogy a felülvizsgálat még folyamatban van.

Végleges megállapítás nem született.

Douglas a leárazásokkal kezdte.

Reed átnézte a feljegyzéseket.

Azt mondta, hogy néhány kedvezményt szóban is megbeszéltek az ügyfelekkel, és úgy véli, hogy a szükséges jóváhagyásokat a szokásos értékesítési folyamaton keresztül intézték.

Douglas nem vitatkozott vele.

„Ki engedélyezte ezt?”

Reed adott egy nevet.

„Van e-mailje, üzenete, jegyzete vagy egyéb feljegyzése?”

„Nem velem.”

Douglas megjelölte.

Tranzakcióról tranzakcióra haladtak.

Amennyiben Reed azonosítani tudott valakit, aki megerősíthette volna a jóváhagyást, Douglas rögzítette az információt, hogy ellenőrizni lehessen.

Ahol Reed nem tudott azonnal támogatást nyújtani, határidőt kapott a releváns információk benyújtására.

Aztán áttértek a marketingszámlákra.

Reed elmondta, hogy az eladók ügyfelekkel való kapcsolattartást végeztek.

Néhány fájl tartalmazott olyan levelezést, amely alátámasztotta a leírtak egyes részeit.

Más fájlok nem tartalmaztak elegendő információt a teljes szolgáltatás vagy az összeg ellenőrzéséhez.

Douglas a munka leírását, a szállítási feljegyzéseket, a kampányanyagokat és a szállítókkal folytatott levelezést kérte.

Karen emlékeztette Reedet, hogy mielőtt bármilyen foglalkoztatási döntést meghoznának, lehetősége lesz válaszolni az összes kérdésre.

A találkozó kiemelkedő tételekkel zárult.

Nem ítélet.

A következő két munkanapon Douglas összehasonlította az új anyagot az eredeti felvételekkel.

Reed néhány magyarázata támogatást nyert.

Ez számított.

Belefoglaltuk.

Más magyarázatok hiányosak maradtak.

Egy értékesítési asszisztens egy ügyfélhívást követően rögzített egy kedvezményt. A jóváhagyási mező üres volt. Az előzmények szerint Reed kérte a kedvezményt, de nem derült ki, hogy ki engedélyezte a kivételt.

Egy másik bejegyzést az eredeti beküldése után módosítottak.

Douglas a rendszerhozzáférést ellenőrizte, ahelyett, hogy feltételezte volna, hogy Reed végezte el a módosítást.

A marketingszámlák esetében a csapat áttekintette a beszerzési kérelmeket, e-maileket, fizetési nyilvántartásokat és marketingfájlokat.

Néhány levelezés megerősítette, hogy ismeretterjesztő munka folyt.

A kérdés az lett, hogy a rendelkezésre álló dokumentáció alátámasztja-e a teljes összeget, és hogy betartották-e a szükséges jóváhagyási eljárást.

Azt mondtam Douglasnak, hogy ne vonjon össze különálló problémákat csak azért, mert látszólag összefüggnek.

Ha egy tranzakció megoldatlan maradt, az megoldatlan is maradt.

Ha egy másik személy folyamathibát mutatott ki, de egyéni felelősséget nem, a jelentésnek ezt tartalmaznia kellett.

A friss értekezletünkön részletesen ismertette a helyzetet.

„A feljegyzések nem támasztanak alá minden kapott magyarázatot, de ettől függetlenül minden egyes megállapítást külön dokumentálnunk kell.”

„Bármit is tüntess fel, ami Reedet támogatja.”

„Az vagyok.”

Egy korrekt kritika nem válhatott olyan tények gyűjteményévé, amelyek csak egy irányba mutatnak.

Douglas egy második válaszadási ülést szervezett.

Reed előre megkapta a fennmaradó tranzakciók listáját.

Ismét elmagyarázta, hogy néhány kedvezményről már beszéltek a hívások során, és hogy a jóváhagyásokat utólag várja el.

Azt mondta, hogy a marketingesek kampányokon dolgoztak, bár még mindig nem tudott azonnal szállítási feljegyzéseket készíteni minden számláról.

Ahol megnevezett egy jóváhagyót, Douglas felvette a kapcsolatot az illetővel.

Ahol beszállítói munkát azonosított, a csapat minden olyan anyagot bekért, amely ezt igazolni tudta.

Nyilatkozatai akkor is a dossziéban maradtak, ha a bizonyítékok hiányosak voltak.

Karen áttekintette velünk a dokumentációt, és ellenőrizte a vonatkozó foglalkoztatási szabályzatokat.

„Szükségünk van egy következetes nyilvántartásra arról, hogy mit vizsgáltunk felül, mit magyaráztunk el, és mi maradt alátámasztatlan.”

Emellett konzultált a cég jogi tanácsadójával a helyes eljárásról, ha a bizonyítékok végül megerősítenék a szabályzat megsértését.

Ez a konzultáció nem döntötte el az eredményt.

Azért volt ott, hogy biztosítsuk, hogy a következő lépéseink megfeleljenek a kötelezettségeinknek, és összhangban maradjanak a hasonló esetekkel.

A saját jegyzeteimet az üzleti kérdésekre korlátoztam.

Nem beszéltem meg anyával a felülvizsgálatot.

Nem beszéltem meg apával.

Nem adtam bizalmas információkat Marisnak, pusztán azért, mert randizott az érintett alkalmazottal.

A második munkanap végére Douglas rendszerezte a tranzakciók előzményeit, Reed dokumentumait, a többi alkalmazott magyarázatait és a megoldatlan kérdéseket.

A jelentés azonosította, hogy mely kedvezményekhez nem volt nyilvántartott jóváhagyás.

Azonosította, hogy mely marketingszámlákról hiányzott még elegendő kézbesítési igazolás.

Azt is megjelölte, hogy a bizonyítékok hol támasztották alá Reed magyarázatának egy részét.

A jelentésben semmi sem utalt a grillezésre.

Semmi sem kezelte a megválaszolatlan kérdést automatikus helytelen viselkedésként.

Karen megerősítette, hogy a feljegyzéseket megőrizték.

A végső értékelést másnap reggelre tűztük ki.

Kilenckor Douglas bemutatta az összesített eredményeket.

Számos kedvezményhez nem érkezett meg a vállalati szabályzat által előírt jóváhagyás.

Néhány marketingszámláról hiányzott a szükséges dokumentáció annak igazolására, hogy a szolgáltatásokat a leírtaknak megfelelően teljesítették.

Más bejegyzések továbbra sem voltak meggyőzőek, mivel a rendszer előzményei nem tudták megállapítani, hogy ki végzett változtatást, vagy hogy egy hiányzó dokumentum valaha létezett-e.

Ezek külön maradtak.

Reed Karen jelenlétében részt vett a válaszadási részben.

Douglas egyesével megmutatta neki a fennmaradó tranzakciókat.